Die Digitalisierung in den Unternehmen schreitet weiter voran. Nicht nur die aktuellen Entwicklungen rund um die Pandemie zwingen uns dazu. Auch die kommende EU-Richtlinie zur Zeiterfassung zielt auf digitale Lösungen ab. Sei es, um die Umwelt durch überhöhte Zettelwirtschaft zu entlasten oder durch detaillierte Aufzeichnungen den Arbeitsmarkt transparenter darzustellen. Dies sind nur einige Beispiele. Denn es gibt zahlreiche Ansätze, die eine Digitalisierung positiv beeinflussen. Thomas Blome, Geschäftsführer der Blome GmbH & Co. KG aus Bad Wünnenberg, führt schon seit Jahren komplette Bad- und Strangsanierungen für die Wohnungswirtschaft durch und befürwortet den digitalen Weg: „Ich halte die Digitalisierung für unerlässlich in vielen Bereichen und somit auch im Handwerk“, so der Techniker. Ähnlich sieht es auch die Fliesenlegerbranche, beispielhaft durch Sebastian Scherlich vertreten, Geschäftsführer bei Scherlich Interieur Design in Schloss Holte-Stukenbrock. Seiner Meinung nach handelt es sich um eine Welle, die niemand ignorieren kann: „Die Digitalisierung ist ein sehr großes Thema und steuert unaufhaltsam auf uns zu. Sie ist sogar schon angekommen und entwickelt sich stets weiter. Sie bringt viele Vorteile mit sich, die uns in unserem Geschäften weiterbringen werden. Sie verbindet und vereinfacht viel Abläufe. Das ist unsere Zukunft!“
Der Anfang ist eine Umstellung
Die Stechuhr kommt im 21. Jahrhundert zurück und wird verpflichtend. So wurde es im Jahr 2019 vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) in Luxemburg endschieden. Die Mitgliedsstaaten der EU werden daher aufgefordert, Unternehmen zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystem zu verpflichten. Der genaue Zeitpunkt ist zwar noch offen. Doch man kann von naher Zukunft sprechen. Daher sind alle Unternehmen angeraten, sich frühzeitig mit der Thematik auseinanderzusetzen. Doch das ist nicht immer einfach. Besonders Generationenkonflikte führen zu Hürden. Anke Dethlefsen, von der Tischlerei Sönke Dethlefsen GmbH & Co. KG aus Reußenköge erklärt warum: „Ich vermute, dass die Digitalisierung besser läuft, wenn die Betriebsinhaber jünger sind. Nehmen sie nur unsere Firma. Bei uns hat ein Generationswechsel stattgefunden. Unser Sohn Max-Tade Dethlefsen ist Geschäftsführer der Tischlerei und mit seinen 26 Jahren hat er natürlich einen deutlichen Vorsprung im Umgang mit Medien, Internet und Digitalisierung. Wo jüngere Menschen in den Betrieben am Start sind, werden Zeiterfassungssysteme wie clockin wesentlich schneller Einzug haben, als in Betrieben, wo Zeiterfassung beim Chef hängen bleibt, der älter ist.“ Dabei sind solche Befürchtungen bzw. Berührungsängste nicht nötig. Eine Digitalisierung hat zwar was mit Umstellen zu tun. Doch die meisten Handgriffe werden nach einer Einarbeitung leichter. Somit ergeben sich zahlreiche Zeitfenster, die für die eigentliche Tätigkeit genutzt werden können. Sebastian Scherlich: „Wir wollten Abläufe und Co. besser planen und koordinieren. Durch die Softwareunterstützung können wir das nun. Anfangs gab es natürlich ein paar Kinderkrankheiten, die aber im Laufe der Zeit auskuriert wurden. Ich war einfach so davon überzeugt, dass ich am Ball blieb. Und das hat sich bis heute gelohnt.“ Trotz des positiven Endresultats, eine Einarbeitungszeit bleibt. „Digitalisierung anzugehen, neben aller Arbeit im Büro, auf den Baustellen und in der Werkstatt ist sicher eine Herausforderung. Speziell für kleinere Betriebe bleibt die Hauptarbeit am Chef hängen“, erklärt Anke Dethlefsen.
Klein Anfangen – groß durchstarten
Eine Umstellung auf digitale Lösungen wird oft als Hürde gesehen. Dass ist auch kaum wegzudiskutieren. Doch sieht man das Ziel und kennt die Serviceangebote der Softwarehäuser, ist der Weg mit übersichtlichen Steinen gesät. Für die meisten sind der Service, der Support und die Einarbeitung wichtige Punkte, die bei einer Umstellung geklärt werden müssen. „Uns war es wichtig, dass eine Umsetzung der Installation unkompliziert ist. Bei clockin beispielsweise ist vieles selbsterklärend. Für den Umgang mit der App haben wir den Erklär- Film unseren Mitarbeitern gezeigt, damit klar wird, warum sie ihre Arbeitszeit nun digital erfassen sollen.“ Auch für Sebastian Scherlich war Service sehr wichtig und trennt die Spreu vom Weizen: „Ein guter Support ist unerlässlich. Bei clockin beispielsweise wird sich sofort gekümmert. Ich habe schon seit langer Zeit eine feste Ansprechpartnerin, was eine gewisse berufliche Bindung und ein Vertrauensverhältnis zulassen.“ Doch nicht nur ein Service bei Fragen ist gewollt. Auch die erste Umstellung ist nicht für jeden etwas. Zahlreiche Softwarehäuser wie clockin bieten daher einen Einrichtungsservice an, um den Betrieb zu entlasten. Dazu gehören das Importieren aller Kunden- und aller Mitarbeiterdaten (inkl. Arbeitszeitmodelle, Kostenstellen, Urlaubstage etc.) sowie das Anlegen aller Projekte/Aufträge. Eine individuelle Gestaltung der Apps mit Logo und Unternehmensfarben, ein individuelles Wording und die Prozesseinstellung auf Unternehmensbedürfnisse wird ebenfalls umgesetzt. Die komplette Einrichtung braucht je nach Unternehmensgröße zwischen vier und fünf Werktagen. Danach sind der Nutzer und sein Team direkt startklar. Das System ist dann auf allen Geräten vollumfänglich nutzbar. Ein Vor-Ort-Termin ist nicht nötig, da die gesamte Einrichtung Online durchgeführt wird. „Die Ersteinrichtung hat bei uns aus datenschutzgründen für Gesprächsstoff gesorgt. Doch auch hier haben wir die Angst verloren. clockin hat bei uns alles übernommen. Bei Fragen standen die Mitarbeiter/innen lösungsorientiert zur Verfügung“, berichtet Thomas Blome. Andere wiederum sehen die Einrichtung als sehr einfach. Sebastian Scherlich reichte ein paar Telefonate, die laut seiner Aussage völlig ausreichend waren. An diesen Rückmeldungen kann man sehen, wie unterschiedlich die Anforderungen für eine gelungene Digitalisierung sind. Oft hilft daher eine Beratung durch die Softwareschmieden, die die meisten Ängste nimmt auf dem Weg zur Digitalisierung.
Hardware vorhanden?
Häufig ist die Frage nach den gebrauchten Hardwarekomponenten ebenfalls in den Köpfen mit einem Fragezeichen versehen. Meist reichen die Smartphones der Mitarbeiter. Entweder die, die Dienstlich eingesetzt werden, oder es können nach Vereinbarung die privaten genutzt werden. Die stationären PCs im Büro sind in der Regel für die Basis ausreichend. Je nach dem, welche Vernetzung gefordert ist. Die Tischlerei Sönke Dethlefsen hat für jeden Mitarbeiter ein dienstliches Smartphone angeschafft, da man sowieso mit seinen Mitarbeitern in Kontakt treten müsse. So sieht es auch das Unternehmen von Thomas Blome. Meist liege die Hardware schon bereit. clockin-Geschäftsführer Frederik Neuhaus bestätigt die Aussage: „Es ist so gut wie kein zusätzliches Equipment notwendig um clockin einzusetzen. Das ist einer der großen Vorteile. In den meisten Betrieben hat jeder Mitarbeiter ein Smartphone. Hier wird einfach die clockin-App installiert und mit dem Büro verbunden. Auch dort wird lediglich ein PC mit Internetverbindung benötigt. Mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden und schon stehen alle Mitarbeiter, Aufträge und Zeiten zur Bearbeitung zur Verfügung. Ganz ohne Installation oder teure Zusatzgeräte.“ Allerdings liegt meist ein anderes Problem in den Unternehmen. Die Mitarbeiter sind nicht immer mit der Arbeitszeiterfassung einverstanden. Immerhin wird nun jeder Schritt zeitlich erfasst. Hier gilt es Empathie zu zeigen und Aufklärungsarbeit zu leisten. Wenn die Mitarbeiter einmal in einem transparenten und aufgeschlüsselten Gespräch überzeugt werden, können die Wogen geglättet werden. „Größtenteils finden die Mitarbeiter die papierlose Baustelle super, das Handy ist immer griffbereit und wichtige Details können abgerufen werden. Ein Problem gab es hingegen, aufgrund der Tatsache, dass sie sich nun kontrollierter fühlten. Das war zunächst schwer. Einmal das optionale Tracking verbunden mit der Arbeitszeit. Auf der anderen Seite die Fotodokumentation, die ihre Arbeit kontrolliert,“ so Thomas Blome. Bei Sebastian Scherlich lief es etwas einfacher: „Alle Mitarbeiter schätzen die App und finden Sie super. Da sie auf die Minute genau abrechnet. Anfangs gab es allerdings vereinzelt Probleme beim Ein- und Ausloggen der Pausen. Das haben wir dadurch gelöst, dass nur noch morgens ein- und abends ausgeloggt wird und eine feste Pausenzeit am Tag automatisch abgezogen wird.“ Durch die Aussagen wird deutlich, dass sich vieles durch ein Gespräch rechtskonform und individuell regeln lässt. Doch was tun mit Querdenkern, die sich nicht überzeugen lassen? Sebastian Scherlich hat seinen Weg gefunden: „In der Vergangenheit gab es natürlich auch für manche keinen Einklang mit der App. Da sich Mitarbeiter logischerweise kontrolliert fühlen. Diese Mitarbeiter sind aber auch nicht ehrlich oder haben was zu verbergen. So meine Meinung. Von diesen wenigen Mitarbeitern haben wir uns einvernehmlich getrennt. Gespräche, mit den verbleibenden Mitarbeitern, haben den Eindruck im Nachhinein bestätigt. Ein weiterer Pluspunkt, der für die Digitalisierung spricht. Bevor Kritiker laut werden. Wir haben ein sehr gutes Verhältnis zu unseren Arbeitern, die in der Regel langjährig bei uns bleiben. Es ist ein Geben und Nehmen.“ Wer nun denkt, der Mitarbeiter zieht den Kürzeren, in Zeiten der Digitalisierung, der Irrt. Anke Dethlefsen bringt die Thematik auf den Punkt: „Anfangs fanden unsere Mitarbeiter/innen es merkwürdig, dass die Pausenzeiten so genau erfasst wurden. Hingegen fanden sie die genaue Darstellung der Arbeitszeit deutlich interessanter. Besonders die Angabe über ihre Überstunden im Monat.“ Und somit kann die Digitalisierung, am Beispiel der Zeiterfassung, ein fairer Weg sein, der für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen Anreiz bereithält. Max-Tade Dethlefsen, heutiger Geschäftsführer der Tischlerei Sönke Dethlefsen, teilt diese Ansicht: „Die Mitarbeiter waren von Anfang an von uns mit ins Boot geholt worden. Sie sind alle sicher im Umgang mit dem Handy und alle waren vom Fortschritt begeistert. Sie können ihre tatsächliche Arbeitszeit erfassen. Am Ende des Monats überzeugte die automatisch generierte Excel-Tabelle mit ihren individuellen Tätigkeiten und Pausen. Selbst Praktikanten bei uns im Betrieb fanden die Umsetzung interessant. So gewinnt man auch Lehrlinge, da man mit der Zeit geht und die Jugend begeistert.“
Digitalisierung? Einfach machen!
Wir sind mitten in der Digitalisierung angekommen, aber noch lange nicht am Ende. Es gilt weiter Überzeugungsarbeit zu leisten. Sicher stellt der Anfang immer eine kleine Hürde da. Aber mit dem richtigen Partner an der Seite ist der Weg hin zur Arbeitsentlastung einfacher. „Auf dem digitalen Weg geht vieles einfacher und schneller, gerade wenn größere Distanzen zwischen dem Werk und der Baustelle liegen“, meint Thomas Blome. Am Beispiel clockin wird das deutlich. Im Büro-Center laufen alle Daten der mobilen Endgeräte zusammen. Hier findet sich eine laufend in Echtzeit aktualisierte Übersicht der Kunden, des Personals und ihrer Mobilgeräte. Unter dem Reiter des jeweiligen Mitarbeiters, werden sämtliche Arbeitszeiten lückenlos aufgelistet. Alle Informationen oder Bilder, der Baustellendokumentationen, die in die App eingegeben werden, landen ohne Zeitversatz im Büro-Center. Die Daten können dort ausgewertet und automatisiert beispielsweise an die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater gegeben werden. Sebastian Scherlich würde jedem zum Test raten. Im Beispiel von clockin bedeutet das, den Testzeitraum von 14 Tagen zu nutzen. „Einfach mal machen.“ Das rät auch Max-Tade Dethlefsen. „Der Fokus in der Einarbeitung sollte aber auf dem Verständnis legen. Eventuell erst einmal mit einer kleineren Gruppe der Mitarbeiter anfangen. Wenn dann alle eingearbeitet sind, dann die nächsten dazu holen. Das gibt auch den Mitarbeitern Sicherheit.“
