ToolTime erweitert seine Handwerkersoftware um eine KI-gestützte Dokumentationslösung. | © ToolTime
ToolTime erweitert seine Handwerkersoftware um eine KI-gestützte Dokumentationslösung für den Außeneinsatz. Mit der Anwendung Echo können Handwerker ausgeführte Arbeiten, technische Details und verwendete Materialien per Sprache erfassen. Die Software verarbeitet die Angaben anschließend zu einem strukturierten Arbeitsbericht.
Dabei soll Echo über eine klassische Sprache-zu-Text-Funktion hinausgehen. Nach Angaben des Berliner Softwareunternehmens kann die KI Zusammenhänge zwischen den gesprochenen Informationen erkennen und auch unvollständige Aussagen oder Gedankensprünge verarbeiten. Daraus erstellt die Anwendung Leistungsbeschreibungen und Materialübersichten. Fotos lassen sich ebenfalls hinzufügen und mit automatisch erzeugten Bildunterschriften versehen.
Der fertige Bericht kann anschließend kontrolliert und bei Bedarf bearbeitet werden. Kunden können ihn direkt auf dem Display unterschreiben.
Dokumentation in mehr als 30 Sprachen
Eine weitere Funktion richtet sich an international zusammengesetzte Teams. Echo verarbeitet laut ToolTime Spracheingaben in mehr als 30 Sprachen und kann daraus deutsche oder englische Arbeitsberichte erstellen. Mitarbeitende müssen ihre Dokumentation damit nicht zwingend in jener Sprache diktieren, in der sie später im Büro benötigt wird.
„Internationale Fachkräfte leisten auf der Baustelle hervorragende Arbeit und dürfen nicht am deutschen Papierkram scheitern. Echo wird hier zum digitalen Kollegen, der Sprachbarrieren auflöst und allen im Team die gleiche Chance gibt, schnell und sauber zu dokumentieren“, sagt ToolTime-CEO Marcel Mansfeld.
Wie die Anwendung im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann, hat unter anderem der Berliner SHK-Betrieb HSK-Service getestet. Geschäftsführer Mammadali Hasanov sieht insbesondere bei der bisherigen Papierdokumentation Verbesserungspotenzial: „Du bist beim Kunden im dritten Stock und musst noch mal runter ins Auto, Formulare holen. Dann musst du alles per Hand ausfüllen und später im Büro versteht keiner die Mitschriften. Genau deshalb ist die App so eine super Sache!“
Auftragsdaten fließen in den Bericht ein
Echo greift auf Auftragsinformationen zurück, die zuvor im Büro hinterlegt wurden. Außendienstmitarbeiter können damit unter anderem auf Termine, Kontaktdaten und offene Dokumentationen zugreifen. Bereits kalkulierte Leistungspositionen werden in den Berichtsentwurf übernommen.
Ändern sich während des Einsatzes Leistungen oder Materialverbrauch, können die Angaben manuell oder erneut per Spracheingabe angepasst werden. Nach Prüfung und Unterschrift wird der Arbeitsbericht mit der Webanwendung von ToolTime synchronisiert.
Damit stehen die Informationen zu ausgeführten Arbeiten, Materialien und Fotos unmittelbar im Büro zur Verfügung und können für die weitere Rechnungsstellung verwendet werden. ToolTime will damit vor allem doppelte Datenerfassung und Rückfragen zwischen Baustelle und Büro reduzieren.
KI soll administrative Arbeit reduzieren
Mit Echo erweitert ToolTime zugleich seine KI-Strategie. Bereits im Sommer hatte das Unternehmen mit dem ToolTime Assistant einen KI-Telefonassistenten für administrative Aufgaben vorgestellt. Mit der neuen Anwendung wird die Automatisierung nun auf die Arbeitsdokumentation vor Ort ausgeweitet.
Für Handwerksbetriebe liegt der Ansatz vor allem in einer durchgängigen digitalen Prozesskette: Informationen sollen während des Einsatzes erfasst und anschließend ohne erneute Übertragung für Dokumentation und Abrechnung zur Verfügung stehen.
Echo ist ab sofort für iOS und Android in der Europäischen Union sowie in der Ukraine verfügbar.