Über das pds Service-Dashboard lassen sich alle Vorgänge übersichtlich einsehen. | © pds GmbH
Telefonische Kundenanfragen gehören zum Alltag von Handwerksbetrieben – und binden oft wertvolle Zeit. Mit der Integration der KI-Telefonassistenz „Hey Telo“ in die pds Software steht nun eine Lösung zur Verfügung, die Anrufe automatisch entgegennimmt, strukturiert erfasst und direkt in digitale Prozesse überführt. Ziel ist es, Betriebe spürbar zu entlasten und gleichzeitig die Erreichbarkeit zu erhöhen.
Die neue Schnittstelle erweitert das digitale Ökosystem von pds gezielt: Eingehende Anrufe werden von „Hey Telo“ angenommen und als Aufgaben oder Serviceaufträge direkt in der pds Software sowie in der mobilen pds Mitarbeiter App angelegt. Das sorgt insbesondere bei hohem Anrufaufkommen, nach Feierabend oder am Wochenende für Übersicht und klare Abläufe.
Kein Anruf geht mehr verloren
„Hey Telo“ ersetzt keine Mitarbeitenden, sondern unterstützt sie im Tagesgeschäft. Die KI fängt Anrufe ab, wenn Leitungen belegt sind oder außerhalb der Geschäftszeiten angerufen wird. Gleichzeitig prüft sie, ob eine Weiterleitung an den Notdienst erforderlich ist. Alle Anliegen – von Terminanfragen bis zu Störungsmeldungen – werden strukturiert dokumentiert und transparent im System abgelegt.
Damit entfallen klassische Zeitfresser wie das Abhören von Mailboxen, handschriftliche Notizen oder vergessene Rückrufe. Alle Anfragen sind für das gesamte Team jederzeit digital und mobil abrufbar.
Automatische Serviceaufträge und nahtlose Prozesse
Ein zentraler Vorteil der Integration ist die automatische Anlage von Serviceaufträgen. Erkennt „Hey Telo“ anhand der Rufnummer einen bestehenden Kunden, wird direkt ein Serviceauftrag in der pds Software erstellt. Ist keine eindeutige Zuordnung möglich, legt das System automatisch eine Aufgabe im CRM an.
Über das pds Service-Dashboard lassen sich alle Vorgänge übersichtlich einsehen, disponieren und an Monteure verteilen. Diese erhalten in der pds Service App sämtliche Anrufdetails sowie relevante Anlageninformationen. So entsteht ein durchgängiger, digitaler Serviceprozess ohne Medienbrüche.
Mehr Übersicht bei gleichbleibender persönlicher Ansprache
Dank des Zugriffs auf Kundendaten kann „Hey Telo“ Anrufer persönlich begrüßen und Anfragen korrekt zuordnen. Betriebe starten dadurch jeden Arbeitstag mit einer vollständigen Übersicht aller eingegangenen Anliegen – auch jener aus den Randzeiten. Warteschleifen, Rückrufoptionen und eine strukturierte Notfallweiterleitung erhöhen zusätzlich die Servicequalität.
„Mit der Anbindung von Hey Telo schaffen wir für Handwerksbetriebe mehr Struktur und Entlastung im Alltag. Die Lösung sorgt nicht nur für eine bessere Erreichbarkeit, sondern vor allem für Übersicht und effiziente Abläufe im Tagesgeschäft“, erklärt Bastian Kohlmeyer, Head of Product Growth bei pds.
Auch Christopher Grittner, Mitgründer von Hey Telo, sieht den Mehrwert klar im Praxisnutzen: „Gerade in Handwerksbetrieben ist das Telefon oft Dauerstress – mehrere Anrufe gleichzeitig, volle Leitungen und kaum Zeit, alle Rückrufe zu dokumentieren. Genau hier setzt Hey Telo an.“
Mit der neuen Integration zeigt sich, wie KI-Lösungen im Handwerk konkret unterstützen können: nicht als Ersatz für Personal, sondern als digitales Werkzeug für strukturierte Abläufe, bessere Erreichbarkeit und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.